作者邹小强，10年时间管理实践者，《小强升职记》作者

你的电脑桌面看上去是不是这个样子？

如果你有下面几个「坏习惯」，电脑里的文件不乱才怪：

文件层级太深：比如说一个销售数据Excel文件存放在「D盘–2017年–大灵通项目–西大街门店–月报表」这个目录下，看上去一层一层很清晰对吧？但除非你是处女座，否则会很快失去耐心，随便一放就算了。

按文件类型归类文件：Windows操作系统默认的分类是：我的文档、我的音乐、我的视频……这样按照文件类型归类适合个人电脑，而不是工作电脑。工作电脑里可能90%的文件都在「我的文档」里面，所以这样分类就失去了意义

一个文件有多个版本：你要找一个「2016工作总结.doc」文件，通过文件搜索发现桌面有1个、D盘有1个、邮箱附件还有1个，那么问题来了：到底哪一个才是最终版本呢？难道要比较最后修改日期？累死了！

很多文件都放在电脑桌面：从微信、邮件附件、QQ、钉钉等各种渠道收到的文件因为还不知道怎么归类，或者要进行下一步的处理，所以都放到桌面。可是突然电脑无法启动了，技术支持部门的人说要格式化C盘重装系统，这一下就悲剧了，因为桌面文件夹恰好就在C盘，崩溃ing。

看到这里，我建议大家还是养成几个整理电脑文件的好习惯，让我们工作的时候心情更好一点，效率更高一点。

1.横向分类，用MECE原则横向分类就像是明确一下每个抽屉放什么样的东西。

工作性质不同分类的方式也不一样，比如：

按客户分

按项目分

按时间分

但这都要遵循一个原则：MECE，这是芭芭拉·名托在《金字塔原理》这本书里提到的分类原则：

MECE，是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是「相互独立，完全穷尽」。也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类，而且能够藉此有效把握问题的核心，并解决问题的方法。

比如对这个世界上的人进行分类：

无重复，有遗漏：老年人+中年人+青年人，遗漏了小孩、婴儿等

有遗漏，有重复：成年人+男人，遗漏了小女孩，而且成年人中包含了男人

有遗漏，有重复：男性+女性+小孩，男性包含了小男孩，女性包含了小女孩

无遗漏，无重复：男性+女性

你可以试着用笔纸先对文件夹进行分类，然后再开始整理。

2.纵向搜索，用Everything工具纵向搜索就像是你出门时从放裤子的抽屉拿出裤子，从放衣服的抽屉拿出衣服。

给大家推荐一个搜索文件的利器：Everything（Windows下使用，Mac下用不着），它的特点是：

搜索速度快到吓尿；

快速下载安装，不到500k；

感觉不到存在，占用系统资源小；

新文件也能实时搜索到。

不过Everything还做不到对文件内容的搜索。

所以你可以想象这样的场景，当你需要：

硬盘空间不够：查找比较大的垃圾文件删除，那么直接搜索文件大小大于多少MB的就立刻出现；

只大概文件名：Everything可以模糊查询，找电影、找程序、找文档，都行，不用大概一层一层的文件夹；

经常需要找某些文件：比如「工作总结」，可以在Everything建立一个书签，下次直接点开这个书签就能找到这些文件。

而且，更重要的是，它是免费的！（用了半天的营销套路，介绍了一个免费软件，哈哈……）

3.建立行动导向的桌面文件夹那么，电脑桌面要放些什么？那些QQ、微信、钉钉、邮件里的临时文件存放到哪？

每一个文件的背后实际上就代表着一件待办事项，比如说财务预算表，其实代表着「审核一下预算是否合适」这件事，所以我建议在桌面建立三个文件夹，你可以看到这三个文件夹都是以行动为导向的：

Inbox：各个渠道来的临时文件，或者需要处理还未处理的文件，都放到Inbox文件夹里，每天下班前清理一次这个文件夹，当开始着手处理这件事时，就挪到「进行中」文件夹；

进行中：正在修改、正在回复、等待反馈结果的文件，都放在这个文件夹，完成后，就放入「归档」文件夹；

归档快捷方式：通过它可以立刻打开你的「工作文件夹」，把解决掉的文件归档到相关目录下。

结语我们不是在整理文件，也不是整理桌面，是在整理心情。

想象一下，一上班，打开电脑，看到乱糟糟的电脑桌面，你是什么样的心情？

反之，一打开电脑看见的是干净整洁的桌面，那又是什么心情呢？整理衣柜、收拾家里也会有同样的效果，所以小强建议大家有空的时候把自己的生活、工作环境都整理整理。